Organiser un salon de l’étudiant dans votre lycée : le plan étape par étape

Un salon de l’étudiant dans votre établissement fait venir les équipes d’admission jusqu’à vos élèves. Ainsi, ils posent leurs questions en face à face, au lieu de deviner à partir des sites web. Pour beaucoup de lycéens, c’est en effet la première fois qu’ils parlent à quelqu’un qui travaille dans une université. Un salon bien mené montre aussi aux parents que le lycée prend le choix des études au sérieux. Voici donc un plan concret pour les chefs d’établissement et les conseillers d’orientation, de la première invitation au suivi.

Pourquoi un salon de l’étudiant vaut l’effort

Les classements et les sites web ne montrent en effet qu’une partie du tableau. Au salon, en revanche, les élèves entendent comment les formations fonctionnent vraiment, ce que les équipes d’admission recherchent et quelles bourses existent. Ils peuvent aussi comparer plusieurs universités en un après-midi, ce qui fait gagner du temps et des trajets aux familles.

Les cadres de référence en orientation vont d’ailleurs dans le même sens. Par exemple, les Gatsby Benchmarks britanniques fixent huit repères pour une bonne orientation. Ainsi, le repère 7 prévoit au moins deux visites d’universités avant 18 ans pour les futurs étudiants. Un salon de l’étudiant au lycée offre donc cette rencontre à tous les élèves, même à ceux qui ne voyagent pas. Il s’inscrit aussi dans l’étape de découverte des universités de notre guide pour construire un programme d’orientation dans votre établissement.

Le calendrier : huit semaines avant le jour J

Un bon salon demande environ deux mois de travail léger mais régulier. D’abord, nommez un coordinateur, puis répartissez les tâches en trois étapes.

De huit à six semaines avant

• Fixez un objectif clair, par exemple : chaque élève de terminale parle à au moins trois universités.
• Choisissez une date en dehors des examens et des vacances, afin que tous les élèves puissent venir.
• Réservez aussi la salle, les tables, les prises électriques et le Wi-Fi.
• Enfin, préparez la liste des invités avec les conseillers.

De cinq à trois semaines avant

• Envoyez les invitations, puis relancez par téléphone une semaine plus tard.
• Demandez ensuite à chaque université qui confirme ses formations, ses langues d’enseignement et un contact.
• Partagez alors la liste finale avec les élèves, qui pourront faire leurs recherches.
• Invitez les parents pour la dernière heure.

Les deux dernières semaines

• Dessinez un plan de la salle et imprimez un chevalet au nom de chaque université.
• Formez également quelques élèves volontaires pour accueillir et guider les visiteurs.
• Puis animez la séance de préparation des élèves (voir plus bas).

Quelles universités inviter à votre salon de l’étudiant ?

Commencez par les universités que vos anciens élèves choisissent déjà, puis élargissez la liste. Un bon mélange réunit ainsi des universités locales et étrangères, publiques et privées, de l’ingénierie aux arts. Demandez aussi des contacts aux anciens élèves et aux parents, car une recommandation personnelle obtient souvent une réponse plus rapide.

Rédigez une invitation courte et précise. Indiquez d’abord qui vous êtes, combien d’élèves viendront et quels domaines les intéressent le plus. Ensuite, donnez la date, le créneau horaire et ce que le lycée fournit, comme une table, un écran ou un déjeuner.

Des sessions en ligne pour les universités qui ne peuvent pas venir

Certaines universités ne peuvent pas se déplacer, en particulier celles de l’étranger. Plutôt que de les écarter, proposez-leur une session vidéo en direct de 20 à 30 minutes. Il faut alors une salle avec un vidéoprojecteur et un bon son. Demandez aussi aux élèves d’envoyer leurs questions à l’avance, et gardez un enseignant dans la salle pour animer l’échange. N’enregistrez la session qu’avec l’accord de l’université et des élèves.

Le jour du salon : l’aménagement de la salle

• Donnez à chaque université sa propre table, avec un chevalet bien lisible.
• Regroupez les tables par pays ou par domaine, afin que les élèves comparent des options proches.
• Laissez des allées larges, car la foule se forme vite autour des stands les plus connus.
• Installez un point d’accueil à l’entrée, avec un plan imprimé.
• Prévoyez aussi un coin calme pour les longues conversations et les parents.

Pour le déroulé, une matinée suffit souvent : les élèves passent par niveau, environ 30 minutes par groupe. Ensuite, de courtes présentations en classe peuvent compléter la journée, par exemple sur les bourses.

Préparer les élèves avant le salon de l’étudiant

Les élèves qui arrivent avec des questions tirent en effet beaucoup plus de la journée. Une semaine avant, lors d’une heure de vie de classe, chaque élève choisit donc trois à cinq universités. Puis il note ce qu’il veut savoir sur chacune.

Voici par exemple des questions utiles à poser à chaque stand :

• Quelles sont les conditions d’admission pour les élèves de mon système scolaire ?
• Quels tests de langue et quels scores acceptez-vous ?
• À quoi ressemble un emploi du temps de première année ?
• Avez-vous des bourses ou des réductions, et quelles sont les dates limites ?
• Comment accompagnez-vous les étudiants internationaux ?
• Où travaillent en général les diplômés de cette formation ?

Par ailleurs, si une université organise des entretiens, notre guide sur l’entretien d’admission les aidera à se préparer.

Après le salon : transformer l’intérêt en projets

Un salon de l’étudiant n’est utile que si quelque chose se passe ensuite. Dans la semaine, demandez donc à chaque élève une courte réflexion écrite : quelles universités il a visitées, ce qui l’a surpris et sa prochaine étape. Puis les conseillers d’orientation utilisent ces notes lors des entretiens individuels.

• Envoyez un e-mail de remerciement à chaque université, avec un court bilan de la journée.
• Interrogez aussi les élèves et les représentants sur ce qu’il faut garder ou changer.
• Suivez quelques chiffres, comme la participation ou la part d’élèves qui ont visité trois stands ou plus.
• Rangez tous les contacts dans une liste partagée, car le prochain salon de l’étudiant partira de là.

Pour les élèves qui visent l’étranger, notre liste d’étapes pour étudier à l’étranger est aussi un bon document à distribuer.

Les erreurs à éviter

• Inviter seulement des universités célèbres.
• Laisser les élèves circuler sans questions ni plan.
• Placer le salon en semaine d’examens ou après les dates limites de candidature.
• Oublier les parents, alors qu’ils partagent souvent la décision finale avec leur enfant.

Comment ILEAP vous aide à organiser un salon de l’étudiant

Dans les établissements partenaires d’ILEAP, les University Open Days font partie de chaque formule. Ainsi, des représentants d’universités viennent au lycée pour répondre directement aux questions des élèves sur les filières, l’admission et les bourses. En option, des journées internationales réunissent aussi des représentants de différents pays. Par ailleurs, des sessions en ligne en direct relient les élèves aux universités qui ne peuvent pas venir. ILEAP travaille avec plus de 200 universités dans sept pays. Votre établissement désigne un seul interlocuteur, puis l’équipe ILEAP s’occupe de la planification, de la coordination et de l’animation. Voyez comment fonctionne la découverte des universités ou devenez partenaire d’ILEAP.

Questions fréquentes

Combien d’universités faut-il pour un salon de l’étudiant ?

Il n’existe pas de nombre fixe. Pour un premier salon, une dizaine d’universités bien choisies fonctionne souvent mieux que trente invitées au hasard.

Combien de temps à l’avance préparer un salon de l’étudiant ?

Environ deux mois suffisent pour les universités locales. En revanche, les équipes étrangères prévoient souvent leurs voyages un trimestre à l’avance, donc invitez-les le plus tôt possible.

Un petit lycée peut-il organiser un salon de l’étudiant ?

Oui. Une grande salle et cinq ou six universités peuvent en effet suffire. Vous pouvez aussi ajouter des sessions en ligne, ou vous associer à un lycée voisin pour partager la journée.